Beglaubigung und Übersetzung

Dokumente, die außerhalb Österreichs ausgestellt wurden und die für die Zulassung zu einem Studium oder die Anerkennung von Prüfungen erforderlich sind, müssen je nach Vorschriften für den jeweiligen Staat beglaubigt vorgelegt werden. Das heißt ihre Echtheit muss bestätigt werden. Die für die Zulassung/Anerkennung erforderlichen Dokumente sind, sofern sie nicht in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt sind, mitsamt offizieller Übersetzungen vorzulegen.

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Beglaubigung

Je nachdem in welchem Staat Ihre Dokumente ausgestellt wurden, müssen sie möglicherweise beglaubigt werden. Gibt es für den Staat, in dem Ihre Dokumente ausgestellt wurden (Herkunftsstaat), Beglaubigungsvorschriften, müssen Ihre Dokumente bereits für die Stellung des Antrags in beglaubigter Form vorliegen.
Die Beglaubigungsvermerke müssen auf den Originaldokumenten angebracht sein.

Ausländische Dokumente haben nur dann die Beweiskraft inländischer öffentlicher Dokumente, wenn sie mit den vorgeschriebenen Beglaubigungen versehen sind. Für jeden Staat gibt es rechtliche Vorgaben, die festlegen, ob die im Herkunftsstaat ausgestellten Dokumente beglaubigt werden müssen und in welcher Form die Beglaubigung vorzunehmen ist.

Beglaubigungsbestimmungen

Allgemeine Informationen zur Beglaubigung von Dokumenten
Informationen des BMBWF hinsichtlich der Beglaubigung ausländischer Urkunden im Hochschulwesen
Unter diesem Link finden Sie Informationen zu den Beglaubigungsmodi (Befreiung von jeglicher Beglaubigung, Beglaubigung in Form der Apostille, volle diplomatische Beglaubigung) sowie eine Auflistung der Staaten, auf die die jeweiligen Regelungen zutreffen.

Dokumente müssen nicht beglaubigt werden, wenn sie in einem der Staaten ausgestellt wurden, mit denen Österreich ein bilaterales Beglaubigungsabkommen abgeschlossen hat (Befreiung von jeglicher Beglaubigung).

Dokumente müssen mittels Apostille beglaubigt werden, wenn sie in einem der Staaten ausgestellt wurden, für die das Haager Beglaubigungsübereinkommen zur Anwendung kommt (Beglaubigung in Form der Apostille).

Dokumente müssen die volle diplomatische Beglaubigung aufweisen, wenn sie in einem der Staaten ausgestellt wurden, mit denen kein bilaterales Beglaubigungsabkommen besteht und die auch nicht Vertragsstaaten des Haager Beglaubigungsübereinkommens sind (Volle Diplomatische Beglaubigung).

Entscheidend ist die dabei ausstellende Institution. Beispiel: Haben Sie Ihren Abschluss im Staat X erlangt und liegt die Institution, welche Ihre Dokumente ausstellt, im Staat Y, so müssen Ihre Dokumente nach den Regeln für den Staat Y beglaubigt werden.
Zu beachten sind die Beglaubigungsvorschriften, die in Österreich für den jeweiligen Staat vorgesehen sind.

Apostille

Wenn der Staat, in dem Ihre Dokumente ausgestellt wurden, Mitgliedsstaat des Haager Beglaubigungsübereinkommens ist, müssen diese Dokumente mittels Apostille beglaubigt werden, um in Österreich anerkannt zu werden.

Für eine Beglaubigung Ihrer Dokumente in Form der Apostille wenden Sie sich an die zuständige Behörde. Diese befindet sich im Ausstellungsstaat des zu beglaubigenden Dokuments oder der zu beglaubigenden Dokumente. In der Regel ist es das Außenministerium des Ausstellungsstaats. In einigen Staaten ist dafür das Justiz- oder Bildungsministerium zuständig. Eine Auflistung der zuständigen Behörden finden Sie auf den Seiten der Hague Conference on Private International Law (HCCH).

Informationen des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung hinsichtlich der Beglaubigung ausländischer Urkunden im Hochschulwesen (Beglaubigungsmodi + Auflistung der Staaten)

Informationen und Links rund um die Apostille

Apostille – Muster

Die zuständige Behörde prüft das Originaldokument und stellt fest, ob die Unterschrift, der Stempel oder das Siegel echt sind. Das Originaldokument wird beglaubigt, indem die Apostille (ein Stempel, Aufkleber, oder separates Blatt) darauf angebracht oder daran befestigt wird.
Die Apostille muss die Unterschrift oder eine der Unterschriften auf dem Originaldokument bestätigen. Es wird nicht die Unterschrift des Notars bestätigt.
Die Apostille muss auf dem Dokument selbst oder auf einem mit ihm verbundenen Blatt angebracht sein.
Elektronische Apostillen beziehungsweise e-Apostillen sind in Papierform ausgestellten Apostillen gleichgestellt und werden anerkannt.

Volle diplomatische Beglaubigung

Wenn der Staat, in dem Ihre Dokumente ausgestellt wurden, kein bilaterales Beglaubigungsabkommen mit Österreich hat und auch nicht Vertragsstaat des Haager Beglaubigungsübereinkommens ist, bedürfen Ihre Dokumente der vollen diplomatischen Beglaubigung.

Für eine Vollbeglaubigung Ihrer Dokumente benötigen Sie Bestätigungen des zuständigen Unterrichts- oder Bildungsministeriums sowie des Außenministeriums (beziehungsweise in einigen Staaten des Justizministeriums) des Ausstellungsstaats. Im letzten Schritt muss die österreichische Vertretungsbehörde (Botschaft oder Konsulat) die für den Ausstellungsstaat der Dokumente zuständig ist, diese Bestätigungen überbeglaubigen.

Informationen des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung hinsichtlich der Beglaubigung ausländischer Urkunden im Hochschulwesen (Beglaubigungsmodi + Auflistung der Staaten)

Diese 3 Schritte sind erforderlich:

Beglaubigung durch das zuständige Fachministerium (z.B. Bildungsministerium) des Staates, in dem das Originaldokument ausgestellt wurde
Überbeglaubigung durch das Außenministerium des Staates, in dem das Originaldokument ausgestellt wurde
Überbeglaubigung durch die österreichische diplomatische Vertretungsbehörde im Herkunftsstaat

Beachten Sie, dass die volle diplomatische Beglaubigung Ihrer Originaldokumente mehrere Monate in Anspruch nehmen kann.
In manchen Staaten wird die volle diplomatische Beglaubigung nur vorgenommen, wenn Ihre Dokumente zuvor in die deutsche Sprache übersetzt wurden. Informieren Sie sich daher rechtzeitig, ob es für den Ausstellungsstaat Ihrer Dokumente besondere Regelungen gibt.
Wenn Ihre Dokumente in der Volksrepublik China ausgestellt wurden, müssen Sie zusätzlich zu den beglaubigten Dokumenten eine Bestätigung der Akademischen Prüfstelle Peking (APS) vorlegen. Alternativ kann auch eine CHESICC Bestätigung vorgelegt werden.

Aussetzung der Beglaubigung

Die Beglaubigung von Dokumenten bestimmter Staaten ist ausgesetzt, wenn keine zuverlässige Überprüfung der Echtheit oder inhaltlichen Richtigkeit dieser Dokumente gewährleistet werden kann. Auf die Dauer der Aussetzung unterliegen die Dokumente aus diesen Staaten der freien Beweiswürdigung. Die rechtlichen Grundlagen sind das Konsularbeglaubigungsgesetz – KBeglG und die Konsularbeglaubigungsverordnung – KBeglV.

Wenn Ihre Dokumente in einem der betreffenden Staaten ausgestellt wurden, reichen Sie diese ohne Beglaubigung ein.

Informationen des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung hinsichtlich der Beglaubigung ausländischer Urkunden im Hochschulwesen (Beglaubigungsmodi + Auflistung der Staaten)

Übersetzung

Alle für die Zulassung/Anerkennung erforderlichen Dokumente sind in deutscher oder englischer Sprache vorzulegen.

Alle für die Zulassung/Anerkennung erforderlichen Dokumente, die nicht auf Deutsch oder Englisch ausgestellt sind, müssen in eine dieser beiden Sprachen übersetzt werden. Die Dokumente sind durch eine*n gerichtlich beeidete*n Dolmetscher*in zu übersetzen.

Gerichtlich beeidete Dolmetscher*innen in Österreich

Das jeweilige (beglaubigte) Originaldokument muss zur Gänze übersetzt werden.
Die offizielle Übersetzung muss durch die*den gerichtlich beeidete*n Dolmetscher*in mit dem jeweiligen (beglaubigten) Originaldokument oder mit einer Kopie des (beglaubigten) Originaldokuments untrennbar verbunden sein.
Die offizielle Übersetzung darf erst nach der gegebenenfalls erforderlichen Beglaubigung angefertigt werden, da auch die Beglaubigungsvermerke übersetzt werden müssen.
Dokumente, die auf Deutsch oder Englisch ausgestellt sind, müssen nicht übersetzt werden.

Übersetzung von Dokumenten, die nicht beglaubigt werden müssen

Dieser Schritt ist erforderlich:

Übersetzung des gesamten Originaldokuments

Übersetzung von Dokumenten, die mit Apostille versehen sein müssen

Diese 3 Schritte sind erforderlich:

Beglaubigung des Originaldokuments (Apostille)
Übersetzung des gesamten beglaubigten Originaldokuments (wenn die offizielle Übersetzung in Österreich angefertigt wird, ist der nächste Schritt (Schritt 3) nicht erforderlich)
Beglaubigung der Übersetzung (Beglaubigungsart je nach Ausstellungsstaat der Übersetzung)

Übersetzung von Dokumenten, die mit voller diplomatischer Beglaubigung versehen sein müssen

Diese 3 Schritte sind erforderlich:

Beglaubigung des Originaldokuments (volle diplomatische Beglaubigung)
Übersetzung des gesamten beglaubigten Originaldokuments (wenn die offizielle Übersetzung in Österreich angefertigt wird, ist der nächste Schritt (Schritt 3) nicht erforderlich)
Beglaubigung der Übersetzung (Beglaubigungsart je nach Ausstellungsstaat der Übersetzung)

Wichtige Hinweise

Achten Sie auf die Unversehrtheit von Siegeln, Klammern, Fäden, Aufklebern oder sonstigen Arten der Befestigung auf Ihren Dokumenten.
Dokumente mit beschädigten Siegeln, Klammern, Fäden, Aufklebern oder sonstigen Arten der Befestigung können nicht akzeptiert werden und eine potenzielle Zulassung/Anerkennung ist nicht möglich.
Lösen oder entfernen Sie keine Siegel, Klammern, Fäden, Aufkleber oder sonstige Arten der Befestigung, die im Laufe des Beglaubigungs- und/oder Übersetzungsverfahrens auf Ihren Dokumenten angebracht sind, da dadurch die Validität der Beglaubigung und/oder Übersetzung erlischt.
Um Dokumente einzuscannen, falten Sie das Papier. Lösen Sie keinesfalls eine bestehende Verbindung auf.
Für die Zulassung/Anerkennung werden die jeweiligen (beglaubigten) Originaldokumente benötigt. Gegebenenfalls werden offizielle Übersetzungen der (beglaubigten) Originaldokumente benötigt.
Ausdrucke, Scans oder einfache Kopien genügen nicht für eine Zulassung/Anerkennung.
Sofern Sie die Originale nicht vorlegen möchten, können Sie stattdessen notariell beglaubigte Kopien einreichen. Nach Durchführung aller erforderlichen Schritte hinsichtlich der Beglaubigung und Übersetzung, können die Kopien Ihrer vollständig beglaubigten und übersetzten Dokumente von einem*r Notar*in beglaubigt werden. Die Beglaubigung der Kopien durch eine*n Notar*in ist also ein zusätzlicher Schritt.