Impressum/Datenschutzrichtlinien

Informationspflicht gemäß DSGVO

Informationen zur Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist das Universitätssportsinstitut der Universität Klagenfurt; Universitätsstraße 65-67; 9020 Klagenfurt am Wörthersee; Robert Rassinger; E-Mail: usi [at] aau [dot] at

Das Universitätssportinstitut Klagenfurt wird in dieser Datenschutzinformation als „USI“, „unser“, „wir“ oder „uns“ bezeichnet.

Im Folgenden informieren wir Sie über die Zwecke, die Datenkategorien, die Speicherdauer, die Rechtsgrundlage sowie über die Weitergabe der sie betreffenden personenbezogenen Daten durch das USI Klagenfurt.

Nutzung von M:USI

Wir wickeln die USI-Buchungsverwaltung über das M:USI-System ab. Bei der technischen Nutzung des Tools werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Verwaltung des USI-Angebotes

Um das USI-Kursangebot nutzen zu können ist die Erstellung eines Benutzer:innen-Accounts notwendig.

Im Falle einer Anmeldung als externe:r Nutzer:in ist für die Nutzung des USI-Buchungssystems der Universität Klagenfurt die Einrichtung eines neuen Nutzer:innenkontos erforderlich. Dabei werden die von Ihnen in der Eingabemaske manuell eingefügten Daten verarbeitet. Das Passwort wird verschlüsselt abgelegt.

In beiden Fällen werden über die genannten Daten hinaus Account-Status, Ablaufdatum des Accounts, persönliche Einstellungen einschließlich Cookie-Einstellungen, Kategorie und Tarifeinstufung verarbeitet sowie alle sonstigen für eine vollständige Abwicklung von Buchungen, Stornierungen, Umbuchungen und Rücktritten erforderlichen Daten, wie Kursbuchungen, Zahlungsdaten (Betrag und Bezahlstatus), Zustimmungserklärungen, allfällige Nachlässe / Vergünstigungen, Nachweise verarbeitet.

Die oben genannten personenbezogenen Daten werden insgesamt zum Zweck der Nutzer:innenverwaltung, Authentifizierung von Nutzer:innen, der administrativen und organisatorischen Abwicklung des Buchungsverfahrens (Kursanmeldung, Tarifbestimmung, Kommunikation mit Teilnehmer:innen, Kontrolle der Teilnahmeberechtigung), von Stornierungen, Umbuchungen und Rücktritten sowie zur Erstellung, Organisation und Durchführung von USI-Kursen bzw. -veranstaltungen (wie Camps, Meisterschaften, Wettkämpfen, Ausbildungen). Im Streitfall bzw. bei Meinungsverschiedenheiten können personenbezogene Daten von Ihnen auch zur Geltendmachung, Ausübung bzw. Verteidigung von etwaigen Rechtsansprüchen verwendet werden.

Die oben genannten personenbezogenen Daten werden an Unternehmen, die an der Erbringung der Dienstleistung beteiligt sind, weitergeleitet. Bei der Nutzung von dritten Dienstleistern treffen wir Vereinbarungen, die eine entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vorsehen.

• (Externe) Kursleiter:innen erhalten Ihre Daten zum Zweck der Anwesenheitskontrolle und zur Kommunikation mit Ihnen.
• Manche USI-Kurse werden über das Universitätssportinstitut Klagenfurt gebucht, finden jedoch in den Räumlichkeiten der jeweiligen (externen) Veranstalter:innen statt.
• Bei diversen USI-Kursen (z.B. Schneesportkurse) kommt es zu Übernachtungen in Beherbergungsunternehmen. Die für die Abwicklung der Buchung notwendigen Daten werden an diese Unternehmen übermittelt.
• Um an externen Wettkämpfen teilzunehmen, werden Ihre Daten zur Anmeldung an die jeweilige Austragungsstätte weitergeleitet.
• Wenn organisatorisch notwendig (zB für die Bildung von Fahrgemeinschaften bei Camps) wird auf Basis Ihrer Einwilligung Ihre E-Mail-Adresse unter den anderen Kursteilnehmer:innen geteilt.
• Für die Bezahlung der USI-Kursbeiträge verwenden wir e-Payment. Die zugehörige Datenschutzinformation finden Sie hier: https://www.aau.at/datenschutzerklaerung/#epayment

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der genannten Datenkategorien durch das USI zu den genannten Zwecken für Angehörige der Universitäten, der Pädagogischen Hochschulen, der Fachhochschulen und der Privatuniversitäten des Universitätsstandortes (Studierende, Alumni bis 2 Semester nach Abschluss, Mitarbeiter:innen) ist § 40 (1) UG (7. Unterabschnitt; Universitäts-Sportinstitute). Auch verarbeiten wir die Daten aufgrund unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer optimalen Kursplanung sowie dem Eigenschutz (Schutz des Eigentums und Schutz der Angehörigen der Universität Klagenfurt) und dem Verantwortungsschutz.

Die Verarbeitung der Daten von externen Teilnehmer:innen gemäß § 40 (5) UG basiert auf der freiwilligen Angabe durch Ihre Anmeldung zum USI (Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO).

Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der in dieser Datenschutzinformation genannten Zwecke erforderlich ist. Im Allgemeinen bedeutet dies, dass wir Ihre personenbezogenen Daten so lange speichern, wie Sie Ihr USI-Konto führen oder die Haltezeit der Daten in abgeschlossenen Verträgen es für notwendig erachtet. Darüber hinaus werden Ihre Daten gespeichert, sofern dies zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen bzw. aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist (z.B. Zahlungsdaten gemäß Steuerrecht).

Online- und Hybridkurse

Im Zuge von Online- und Hybridkursen erfolgen Bild- und Tonaufzeichnungen. Wir nutzen BigBlueButton für die digitale Abwicklung der Online- bzw. Hybridkurse. Die Datenschutzinformation zur allgemeinen Nutzung von BigBlueButton finden Sie hier: https://www.aau.at/datenschutzerklaerung/#online-training

Bei der digitalen Teilnahme entscheiden die Teilnehmer:innen selbst über die individuelle Freigabe von Kamera bzw. Mikrofon. Eine Teilnahme ohne entsprechende Freigabe, also ausschließlich als Zuhörer:in, ist möglich.

Bei hybriden Kursen in Präsenzform wird ein markierter Bereich von der Kamera erfasst und aufgezeichnet. Darüber hinaus kann es außerhalb dieses Bereichs zu Spiegelungen und Erfassung von der Kamera kommen. Sollten Sie nicht auf der Aufzeichnung sein wollen, teilen Sie dies bei Teilnahme in Präsenzform der Kursleiterin/dem Kursleiter mit und nehmen den von ihr/ihm zugewiesenen Platz im seitlichen Bereich ein. Im seitlichen nicht erfassten Bereich der Kamera ist eine Teilnahme ohne Aufzeichnung möglich.

Die aufgezeichneten Einheiten sind im laufenden Semester ausschließlich für die Kursteilnehmer:innen, sowie Kursleiter:in des jeweiligen Kurses in BigBlueButton zugänglich und werden jeweils zu Semesterende gelöscht.

Eine darüberhinausgehende Aufzeichnung und Weiterverwendung bzw. Weitergabe von Teilnehmer:innen ist nicht gestattet und kann strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

USI-Outdoor

Für die Reservierung des USI-Outdoor Angebots nutzen wir die Plattform eTENNIS. Die zugehörige Datenschutzerklärung finden Sie hier: https://www.etennis.at/datenschutz

Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation durch Fotos und Videos

Zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit und zu Dokumentationszwecken werden während unseren Veranstaltung (Camps, Meisterschaften, Wettkämpfen) Bild-, Ton- und/oder Videoaufnahmen (Campus-TV) gemacht. Die Aufnahmen sind nicht darauf gerichtet, einzelne Personen hervorzuheben und werden zur Gänze oder in Teilen in Printmedien im Internet, z.B. auf der Homepage der Universität Klagenfurt/des Universitätssportinstitut Klagenfurt sowie in Social-Media-Plattformen (z.B. Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube), die von der Universität Klagenfurt betreut werden, veröffentlicht. Bei der Veröffentlichung auf Social-Media-Plattformen kann nicht ausgeschlossen werden, dass Bild-, Ton- und/oder Videoaufnahmen, auf denen Sie zu sehen oder zu hören sind, in datenschutzrechtlich nicht sichere Drittstaaten übertragen und dort verarbeitet werden. Teilnehmer:innen, die nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, sollten dies so früh als möglich der Verantwortlichen für die Datenverarbeitung und dem Fotografen/der Fotografin bekannt geben. Die Begleitung und Dokumentation der Veranstaltung basiert auf unserem berechtigten Interesse an einer effektiven Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und um die Veranstaltung einer möglichst breiten Öffentlichkeit bekannt zu machen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Befragungen – Qualitätssicherung und Evaluierung

Art und Umfang der Datenverarbeitung:

Die Verarbeitung der Daten der Kursteilnehmer:innen sowie der Feedbackbefragungen der Teilnehmer:innen und Lehrenden, erfolgt zum Zweck der Qualitätssicherung und Weiterentwicklung des Kursangebotes am Universitätssportinstitut Klagenfurt. Die Befragungen liefern uns wichtige steuerungsrelevante Informationen als Basis für die Weiterentwicklung der Kursqualität am Universitätssportinstitut Klagenfurt. Die Beantwortung der Fragebögen erfolgt anonym und freiwillig.

Datenkategorien: Wir nutzen die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse zum Umfrageversand. Im Rahmen der Umfragen werden allfällige Verbesserungsvorschläge, allgemeiner Kommentar, abgefragt.

Rechtsgrundlagen:

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art 6 Abs 1 lit c DSGVO sowie die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit e DSGVO (u. a. § 14 UG; § 141 UG; § 2 UniFinV; §§ 18ff Hochschul-Qualitätssicherungsgesetz; Bildungsdokumentationsgesetz; Satzung AAU Teil B, C).

Speicherdauer:

Sobald die Befragungen beendet und die Auswertungen abgeschlossen sind, werden die verarbeiteten personenbezogenen Daten (E-Mail-Adressen) aus den Empfängerlisten der Befragungen gelöscht.

Einsatz von Cookies

Unsere Website verwendet so genannte Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die mit Hilfe des Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Sie richten keinen Schaden an. Wir nutzen Cookies dazu, unser Angebot nutzerfreundlich zu gestalten. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Sie ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Wenn Sie dies nicht wünschen, so können Sie Ihren Browser so einrichten, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Sie dies nur im Einzelfall erlauben. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.

Onlinepräsenzen in sozialen Medien und Integration von Social Plugins

Wir unterhalten Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und Plattformen, um mit den dort aktiven Kunden, Interessenten und Nutzern kommunizieren und sie dort über unsere Leistungen informieren zu können. Beim Aufruf der jeweiligen Netzwerke und Plattformen gelten die Geschäftsbedingungen und die Datenverarbeitungsrichtlinien deren jeweiligen Betreiber.

Soweit nicht anders im Rahmen unserer Datenschutzerklärung angegeben, verarbeiten wir die Daten der Nutzer sofern diese mit uns innerhalb der sozialen Netzwerke und Plattformen kommunizieren, z.B. Beiträge auf unseren Onlinepräsenzen verfassen oder uns Nachrichten zusenden.

Hyperlinks

Auf unserer Webseite befinden sich sog. Hyperlinks zu Webseiten anderer Anbieter. Bei Aktivierung dieser Hyperlinks werden Sie von unserer Webseite direkt auf die Webseite der anderen Anbieter weitergeleitet. Sie erkennen dies u. a. am Wechsel der URL. Wir können keine Verantwortung für den vertraulichen Umgang Ihrer Daten auf diesen Webseiten Dritter übernehmen, da wir keinen Einfluss darauf haben, dass diese Unternehmen die Datenschutzbestimmungen einhalten. Über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten durch diese Unternehmen informieren Sie sich bitte direkt auf diesen Webseiten.

USI-Kursverwaltung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

-Anmeldung, Umbuchung und Stornierung von USI-Kursen

-Kontrolle der Teilnahmeberechtigung

-Tarfibestimmung

-Durchführung von Kursen

-Übermittlung von ausschließlich kursrelevanten Informationen durch die Mitarbeiter:innen des USI an die angemeldeten Teilnehmer:innen, insbesondere zur Information über kurzfristige     Verschiebungen oder Absagen einzelner Kurse bzw. Kurstermine oder zur Information über benötigte Ausrüstungsgegenstände

-Abhaltung von Veranstaltungen und Wettkämpfen

-Für die genannten Zwecke verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

-Vor- und Zuname

-E-Mail-Adresse

-Geburtsdatum

Matrikelnummer und Studienbestätigung (nur bei Studierenden)

-Anmeldungshistorie

-Status der Zahlung (bezahlt ja/nein)

Die Verarbeitung der genannten Datenkategorien zu den genannten Zwecken für Angehörige der Universität Klagenfurt (Studierende, Alumni bis 2 Semester nach Abschluss, Mitarbeiter:innen) ist § 40 (1) UG (7. Unterabschnitt; Universitäts-Sportinstitute). Auch verarbeiten wir die Daten aufgrund unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer optimalen Kursplanung sowie dem Eigenschutz (Schutz des Eigentums und Schutz der Angehörigen der Universität Klagenfurt) und dem Verantwortungsschutz.

Die Verarbeitung der Daten von externen Teilnehmer:innen gemäß § 40 (5) UG basiert auf der freiwilligen Angabe durch Ihre Anmeldung zum USI (Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO).

Speicherdauer

Ihr USI-Account wird auf unbestimmte Zeit eröffnet. Solange der Account aktiv ist, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Sie haben die Möglichkeit, Ihren USI-Account per Mail an usi [at] aau [dot] at löschen zu lassen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie seit mindestens 7 Jahren an keinem USI-Kurs mehr teilgenommen haben. Bis dahin sind wir nach § 133 BAO dazu verpflichtet, Ihre Daten aufzubewahren. Solange Sie Guthaben auf Ihrem Account haben, können wir Ihren Account nicht löschen. Sie müssen es entweder verbrauchen oder sich auszahlen lassen.

Weitergabe an Dritte

Bei einer Kursteilnahme erhält die Kursleitung Ihren Namen sowie Ihr Geburtsdatum, um Sie bei Kursbeginn identifizieren zu können. Ferner erhält die Kursleitung Ihre E-Mail Adresse, damit sie Ihnen organisatorische Informationen zukommen lassen kann. Wenn organisatorisch notwendig (zB für die Bildung von Fahrgemeinschaften) kann Ihre E-Mail-Adresse unter den anderen Kursteilnehmer:innen geteilt werden. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte kann bei der Teilnahme an externen Wettkämpfen stattfinden.

Ist für den jeweiligen Kurs eine Nächtigung vorgesehen, werden Ihre Kontaktdaten (Vor- und Zuname, Telefonnummer und E-Mail) an die jeweilige Unterkunft zwecks Reservierung bzw. Gebührenverrechnung weitergeleitet.

Zum Zweck der Anwesenheitskontrolle geben wir eine Teilnehmer:innenliste (Vor- und Zuname, Foto, Telefonnummer und E-Mail-Adresse) auf Basis des berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an den/die durchführende Kursleiter:in weiter.

Wir geben die notwendigen Daten an dritte Dienstleister weiter, wenn diese personenbezogene Daten für das USI verarbeiten, zum Beispiel um Kreditkartenzahlungen und andere Zahlungsvorgänge, Veranstaltungsdurchführung, wie Zeitmessungen, zu bearbeiten, unsere Daten aufzunehmen, zu verwalten und zu pflegen, E-Mails zu verbreiten, Recherchen und Analysen durchzuführen, sowie andere Dienstleistungen und Funktionen zu verwalten. Bei der Nutzung von dritten Dienstleistern treffen wir Vereinbarungen, die eine entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vorsehen.

Andere Dritte soweit dies erforderlich ist, um (i) einer staatlichen Aufforderung, einem richterlichen Beschluss oder gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen, (ii) eine illegale Nutzung der Seiten oder einen Verstoß gegen unsere Nutzungsbedingungen der Seiten zu verhindern; (iii) uns gegen Ansprüche Dritter zu verteidigen; und (iv) bei der Vorbeugung von Betrug oder der Ermittlung Hilfe zu leisten (z.B. Fälschungen).

An jeden anderen Dritten, dem Sie Ihre Einwilligung erteilt haben.

Online- und Hybridkurse

Im Zuge von Online- und Hybridkursen erfolgen Bild- und Tonaufzeichnungen. Wir nutzen BigBlueButton für die digitale Abwicklung der Online- bzw. Hybridkurse. Die Datenschutzinformation zur allgemeinen Nutzung von BigBlueButton finden Sie hier: https://www.aau.at/datenschutzerklaerung/#online-training

Bei der digitalen Teilnahme entscheidet jede Teilnehmerin/jeder Teilnehmer über die individuelle Freigabe von Kamera bzw. Mikrofon. Eine Teilnahme ohne entsprechende Freigabe, also ausschließlich als Zuhörer:in ohne Aufzeichnung, ist möglich.

Bei hybriden Kursen in Präsenzform wird ein markierter Bereich von der Kamera erfasst und aufgezeichnet. Darüber hinaus kann es außerhalb dieses Bereichs zu Spiegelungen und Erfassung von der Kamera kommen. Sollten Sie nicht auf der Aufzeichnung sein wollen, teilen Sie dies der Kursleiterin/dem Kursleiter mit und nehmen Sie den von ihr/vom ihm zugewiesenen Platz im seitlichen Bereich ein. Im seitlichen nicht erfassten Bereich der Kamera ist eine Teilnahme ohne Aufzeichnung möglich.

Eine darüberhinausgehende Aufzeichnung und Weiterverwendung bzw. Weitergabe von Teilnehmer:innen erfolgt nicht. Die aufgezeichneten Einheiten sind im laufenden Semester ausschließlich für die Kursteilnehmer:innen, sowie Kursleiter:in des jeweiligen Kurses in BigBlueButton zugänglich und werden jeweils zu Semesterende gelöscht. Eine Weitergabe der Aufzeichnungen erfolgt außerhalb dieser Bereitstellung nicht.

USI-Outdoor

Für die Reservierung des USI-Outdoor Angebots wird die Plattform eTENNIS genutzt. Die zugehörige Datenschutzerklärung finden Sie hier: https://www.etennis.at/datenschutz

Zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit und zu Dokumentationszwecken werden während der Veranstaltung Bild-, Ton- und/oder Videoaufnahmen (Campus-TV) gemacht. Die Aufnahmen sind nicht darauf gerichtet, einzelne Personen hervorzuheben und werden zur Gänze oder in Teilen in Printmedien im Internet, z.B. auf der Homepage der Universität Klagenfurt sowie in Social-Media-Plattformen (z.B. Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube), die von der Universität Klagenfurt betreut werden, veröffentlicht. Bei der Veröffentlichung auf Social-Media-Plattformen kann nicht ausgeschlossen werden, dass Bild-, Ton- und/oder Videoaufnahmen, auf denen Sie zu sehen oder zu hören sind, in datenschutzrechtlich nicht sichere Drittstaaten übertragen und dort verarbeitet werden. Teilnehmer:innen, die nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, sollten dies so früh als möglich der Verantwortlichen und dem Fotografen/der Fotografin für die Datenverarbeitung bekannt geben. Die Begleitung und Dokumentation der Veranstaltung basiert auf unserem berechtigten Interesse an einer effektiven Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und um die Veranstaltung einer möglichst breiten Öffentlichkeit bekannt zu machen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Newsletter

Um Ihnen Neuigkeiten aus unserem Bereich zusenden zu können, haben Sie die Möglichkeit, sich für unseren Newsletter anzumelden. Dafür verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO (Einwilligung) i.V.m. § 174 Abs. 3 TGK. Sie können sich jederzeit vom Newsletter abmelden. Nach einer Abmeldung wird Ihre E-Mail-Adresse aus unserem Newsletter-Verteiler gelöscht und Sie erhalten keine Zusendungen mehr. Wenden Sie sich hierzu bitte an usi [at] aau [dot] at.

Information zum/zur Datenschutzbeauftragten

Den/die Datenschutzbeauftragte:n der Universität Klagenfurt erreichen Sie unter dsb [at] aau [dot] at.

Ihre Rechte

Bezüglich Ihrer bei der Universität Klagenfurt gespeicherten Daten, stehen Ihnen grundsätzlich das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten, Berichtigung, Löschung und Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch bei berechtigtem Interesse zu. Wird eine Löschung von personenbezogenen Daten verlangt, ist eine zukünftige Nutzung des gesamten USI-Angebotes nicht mehr möglich.

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese ohne Angabe von Gründen jederzeit widerrufen, wodurch die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird. Wenden Sie sich bezüglich all dieser Rechte an usi [at] aau [dot] at.

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, haben Sie das Recht, sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde zu beschweren: www.dsb.gv.at/kontakt.

Aufbewahrung von Einwilligungserklärungen

Nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO ist jeder Verantwortliche dazu verpflichtet, die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Grundsätze (im Sinne des Art. 5 Abs. 1 DSGVO) nachweisen zu können. Daher verarbeiten wir Ihre Einwilligungserklärung auf Basis dieser Rechenschaftspflicht zum Zweck des Nachweises, dass wir die Daten rechtmäßig erhoben haben und diese und verarbeiten dürfen. Die Einwilligungserklärung wird nicht an Dritte weitergegeben. Wir verarbeiten sie solange, als dass wir sie zum Nachweis der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung benötigen, das heißt mit entsprechenden Maßnahmen der Aufsichtsbehörde oder der Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen einer betroffenen Person zu rechnen ist.